Neu: Self Check In bei Turnieren

Effizient und Papierlos: Self-Check-in bei den Islandpferdeturnieren 2025

Mein Name ist Raimund Pließnig, und ich bin seit zehn Jahren als Rechen- und Meldestelle für Worldranking-Events tätig. Diese langjährige Erfahrung hat mir wertvolle Einblicke in die Abläufe und Herausforderungen bei Turnieren gegeben. Besonders die wachsenden Starterzahlen stellen zunehmend höhere Anforderungen an eine effiziente und strukturierte Organisation. In dieser Saison übernehme ich die Meldestelle für mehrere Islandpferdeturniere in Österreich, darunter Andorf, Straßwalchen, Weistrach, St. Radegund und Semriach. Mein Ziel ist es, Abläufe zu optimieren und Reiter:innen eine moderne, unkomplizierte Möglichkeit zur Anmeldung zu bieten.

Die Turniersaison 2025 bringt nicht nur sportliche Höchstleistungen, sondern auch eine organisatorische Innovation mit sich: den Self-Check-in für Teilnehmer:innen. Dieses neue System wird auf den von mir betreuten Turnieren eingeführt und ermöglicht eine schnellere, umweltfreundlichere und stressfreiere Anmeldung vor Ort.

Was ist der Self-Check-in?

Das Turnierverwaltungsprogramm IceTestNG ist das zentrale System zur Abwicklung des Turniers und sorgt für eine strukturierte Verwaltung aller Nennungen. Es ermöglicht die Übertragung der Starterlisten und die Veröffentlichung der Ergebnisse im Liveticker. Bisher wurden viele Schritte manuell abgewickelt, was zu hohem Verwaltungsaufwand führte.

Der Self-Check-in ist eine digitale Lösung, die den klassischen Papierkram bei der Anreise zu den Turnieren drastisch reduziert. Früher wurden die Formulare von Hand ausgefüllt oder mithilfe von Serienbriefen vorab gedruckt. Bei bis zu 250 Startern bedeutete dies eine enorme Menge an Papier und Verwaltungsaufwand.

Die Österreichische Turnierordnung (ÖTO) schreibt vor, dass Teilnehmer:innen ihre Nennung an der Meldestelle noch einmal anpassen können, insbesondere für Informationen, die im Zentralen Nennungssystem (ZNS) nicht abgefragt werden können, da der Österreichische Pferdesportverband (ÖPS) dies nicht in sein Portal integriert hat. Zudem können letzte Änderungen an Reiter- und Pferdedaten vorgenommen werden. Um Chaos zu vermeiden, wurden bislang diese Angaben auf einem Formular erneut bestätigt und anschließend in das Turnierverwaltungsprogramm IceTestNGübertragen – ein sehr zeitaufwendiger Prozess.

Der Self-Check-in soll diesen Ablauf zukünftig digitalisieren. Teilnehmer:innen können ihre finale Bestätigung direkt über das Online-Portal abgeben, ohne ein Formular ausfüllen zu müssen oder eine SMS / Textnachricht zu senden, falls sie zeitlich verhindert sind. Die bisher übliche manuelle Bestätigung entfällt somit, und der gesamte Ablauf wird effizienter gestaltet.

Voraussetzungen für die Nutzung des Self-Check-ins

Um den Self-Check-in zu nutzen, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

1. Kostenfreie Registrierung oder automatische Freischaltung: Teilnehmer:innen können sich kostenlos registrieren. Die Registrierung wird von einem Operator validiert und freigeschaltet. Alternativ ist es möglich, den Check-in auch ohne Registrierung durchzuführen, sofern eine bekannte E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

2. Korrekte Nennung über ZNS: Die Turniernennung muss ordnungsgemäß über das Zentrale Nennungssystem (ZNS) erfolgt sein. Alle Daten müssen mit den zuvor angegebenen übereinstimmen.

3. Keine Änderung der Pferdedaten im ersten Testlauf: Beim ersten Testlauf ist es nicht möglich, Pferdedaten nachträglich zu ändern. Es sind nur Teilnehmer:innenberechtigt, die ihre Bewerbe und Hände in den Bewerben bestätigen. Tausch- oder Nachnennungen sind in dieser ersten Version nicht möglich und werden erst in einer späteren Version mit vollständiger Registrierung eingeführt.

4. Vor-Ort-Zahlung der Startgebühren: Die vor Ort zu zahlenden Startgebühren werden nur als ungefähre Berechnung angezeigt. Der finale Betrag wird direkt beim vereinsansässigen Kassier abgewickelt.

Welche Vorteile bringt das neue System?

• Weniger Wartezeiten: Kein langes Anstehen an der Meldestelle, sondern ein direkter Zugang zum Turniergelände.

• Weniger Papierkram: Statt gedruckter Unterlagen erfolgt die gesamte Abwicklung digital, was nicht nur die Umwelt schont, sondern auch organisatorische Abläufe vereinfacht.

• Mehr Flexibilität: Teilnehmer:innen können den Check-in bereits Tage vor dem Turnier erledigen und müssen sich nicht mehr um das Mitführen von Dokumenten kümmern.

• Entlastung der Meldestelle: Weniger physische Anmeldungen bedeuten eine effizientere Turnierorganisation und weniger Stress für alle Beteiligten.

Erster Testlauf in Andorf

Der Self-Check-in wird erstmals beim Turnier in Andorfgetestet. Teilnehmer:innen erhalten frühzeitig Informationen zur Nutzung des Systems und können sich mit dem Ablauf vertraut machen. Nach einer erfolgreichen Umsetzung wird das System auch in Straßwalchen, Weißtrach, St. Radegund und Semriach angewendet.

Persönliche Meldestelle und digitale Alternative

Das persönliche Erscheinen an der Meldestelle bleibt weiterhin erforderlich, um den offenen Betrag zu begleichen und um die Impfpasskontrolle durchzuführen.Teilnehmer:innen, die den Self-Check-in nicht im Vorfeld oder von unterwegs durchgeführt haben, erhalten an der Meldestelle ein Terminal, an dem sie den Check-in digital nachholen können. Dadurch kann vollständig auf Papier verzichtet werden, und der Prozess bleibt effizient und umweltfreundlich.

Bestätigung per E-Mail

Nach erfolgreicher Nutzung des Self-Check-ins erhalten die Teilnehmer:innen eine Bestätigung per E-Mail, die als offizieller Nachweis für die Anmeldung dient.

Häufige Fragen zum Self-Check-in

Was passiert, wenn ich mich vertippt habe? Falls ein Tippfehler passiert ist, können kleinere Korrekturen an der Meldestelle vorgenommen werden. Dazu zählen beispielsweise Schreibfehler im Namen oder falsche Prüfungsnummern. Wichtig ist, dass alle wesentlichen Angaben mit der ursprünglichen Nennung im ZNS übereinstimmen. Größere Änderungen, insbesondere bei Reiter- oder Pferdedaten, sind im ersten Testlauf noch nicht möglich und werden ausschließlich an der Meldestelle durchgeführt. 

Kann ich trotzdem noch an der Meldestelle Änderungen durchführen lassen? Ja, wer größere Änderungen vornehmen möchte oder sich unsicher ist, kann weiterhin direkt an der Meldestelle Unterstützung erhalten.

Was, wenn ich kein Smartphone oder Internet vor Ort habe? Kein Problem! An der Meldestelle steht ein Terminal zur Verfügung, an dem der Self-Check-in nachgeholt werden kann.

Fazit

Falls sich jemand mit Grafikdesign auskennt und Interesse hat, sich beim grafischen Overlay für die Applikation einzubringen, kann er mich gerne kontaktieren. Ich bin mehr der Entwickler als der Designer und freue mich über Unterstützung in diesem Bereich.

Der Self-Check-in befindet sich aktuell noch in der Entwicklung. Ich arbeite kontinuierlich an Verbesserungen, um das System optimal an die Anforderungen der Turnierorganisation anzupassen. Ein Informationsupdate für die Reiter:innen ist rund um Ostern geplant. Dabei wird erläutert, wie die Teilnehmer:innen den Self-Check-in zukünftig bedienen können. Die neuesten Informationen dazu werden auf der ÖIV-Homepage veröffentlicht.

Mit dem Self-Check-in machen wir einen wichtigen Schritt in Richtung moderne, digitale und nachhaltige Turnierorganisation. Ich freue mich darauf, dieses System gemeinsam mit euch zu etablieren und die Abläufe für alle Beteiligten zu erleichtern.

Text: Raimund Pließnig
Bilder: Raimund Pließnig

Gez. Magdalena Bauer/Pr für Sport